Prontuários têm regras próprias de guarda, inclusive quanto à digitalização e ao uso de sistemas informatizados, tratadas na Lei 13.787/2018 e nas normas dos conselhos profissionais. Eles não deixam de existir porque a clínica fechou.
Documentos fiscais, contratuais e trabalhistas seguem os prazos das respectivas legislações. Defina, antes de encerrar, quem ficará responsável pela guarda e como os pacientes poderão ter acesso aos seus registros.
Fontes oficiais desta resposta
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Lei federal nº 13.787, de 27 de dezembro de 2018 — Congresso Nacional.
Dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente.
Consultar no site oficial -
Lei federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (LGPD) — Congresso Nacional.
Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais; classifica dado referente à saúde como dado pessoal sensível (art. 5º, II).
Consultar no site oficial
Vale para o seu caso?
Esta resposta explica a regra geral. Exigência sanitária depende do CNAE, do município e do que a clínica realmente faz — por isso a mesma pergunta pode ter respostas diferentes em duas cidades. Conte a sua situação e dizemos o que se aplica a você.